DOSSIEROPBOUW IS ALLES
Dossieropbouw is belangrijk bij ontslag wegens disfunctioneren. In de wet zijn strikte criteria neergelegd om tot een ontslag wegens disfunctioneren te komen. Uit de praktijk blijkt dat zonder voldoende dossieropbouw ontbindingsverzoeken door de rechter worden afgewezen. Ook bij ontslag met wederzijds goedvinden is dossieropbouw vereist om de onderhandelingspositie niet te benadelen. Hieronder volgen een aantal tips & tricks ten behoeve van dossieropbouw bij disfunctioneren.
Zorg voor een duidelijke en actuele functiebeschrijving
Belangrijk is dat de werknemer bekend is met een duidelijke en actuele functiebeschrijving, zodat hij weet wat van hem verwacht wordt. In een procedure terzake disfunctioneren zal hierbij worden aangeknoopt. Het is van belang dat uit de functiebeschrijving duidelijk blijkt wat de functie-eisen zijn.
Voer periodiek functionerings- en beoordelingsgesprekken
Voer periodiek (bijvoorbeeld jaarlijks) functionerings- en beoordelingsgesprekken, leg deze schriftelijk vast, deel de gespreksverslagen met de werknemer en laat deze zo mogelijk voor akkoord of ontvangst tekenen. Leg ook andere relevante gesprekken over functioneren schriftelijk vast en deel ook deze vastlegging met de werknemer.
Informeer werknemer bij disfunctioneren en bevestig dit schriftelijk
Indien sprake is van disfunctioneren is het zaak dit zo snel mogelijk aan de werknemer mede te delen, waarbij wordt verwezen naar concrete voorbeelden. Leg deze mededeling inclusief concrete voorbeelden schriftelijk vast, deel deze schriftelijke vastlegging met de werknemer en handel in lijn met de situatie. Beoordeel het functioneren van de werknemer bijvoorbeeld ook daadwerkelijk als onvoldoende en geef geen loonsverhoging indien dit niet verplicht is.
Stel een schriftelijk verbeterplan op, evalueer periodiek en leg alles vast!
Zorg in geval van disfunctioneren voor een schriftelijk verbeterplan waarin concrete verbeterpunten worden genoemd en koppel een reële periode ter verbetering aan het plan. De duur hangt af van verschillende omstandigheden maar is doorgaans 3 tot 6 maanden. Een werknemer moet de kans worden geboden zijn functioneren te verbeteren. Meld daarnaast vooraf wat de gevolgen zijn indien voldoende verbetering binnen de gestelde termijn uit blijft. Evalueer vervolgens periodiek, waarbij de evaluatiemomenten vooraf worden gepland. Zorg ook voor ondersteuning tijdens het traject, bijvoorbeeld in de vorm van coaching en/of het aanbieden van een cursus. Alleen evalueren is niet voldoende. Tot slot: leg alle afspraken en evaluaties schriftelijk vast en deel ze met de werknemer!
